Mô hình 7S của McKinsey và một số bài học cho doanh nghiệp SME

Mô hình 7S của McKinsey: Nền tảng quản trị tổ chức

Nếu nhà lãnh đạo muốn phân tích các yếu tố bên trong và cải thiện hiệu suất tổ chức của doanh nghiệp (DN), hãy sử dụng Mô hình 7S của McKinsey (7S).

Dù ra đời vào những năm 1980, đây vẫn là công cụ quản trị được rất nhiều DN áp dụng đến ngày nay vì sự hữu ích của nó. Do hai chuyên gia của McKinsey & Co. là Tom Peters và Robert Waterman xây dựng, mô hình tập trung vào 7 yếu tố cốt lõi, dựa trên nền tảng rằng để một tổ chức hoạt động tốt, các yếu tố này phải có mối liên hệ chặt chẽ và củng cố lẫn nhau. Theo đó, có thể xếp 7S vào trường phái quản trị hệ thống hay cụ thể hơn là quản trị toàn diện, khi xem DN như một hệ thống phức tạp gồm các thành phần tương tác với nhau, thay vì một tập hợp các phần riêng lẻ.

Thế nhưng không phải DN nào cũng hiểu hoặc có thể áp dụng được mô hình này vào các vận hành các hoạt động kinh doanh của mình; đôi khi vấn đề không nằm ở nguồn lực hay bối cảnh mà nằm ở cách chúng ta vận dụng một cách linh hoạt hơn.

Trước hết muốn vận hành được thì chúng ta phải biết mô hình 7S là gì; để hiểu rõ hơn, dưới đây là 7 yếu tố được chia thành 2 nhóm cứng – mềm cùng 5 bước ứng dụng mô hình này cho DN. Cần biết rằng 3 yếu tố cứng, gồm chiến lược, cấu trúc và hệ thống, dễ xác định cũng như dễ bị ảnh hưởng bởi hoạt động quản lý trong khi 4 yếu tố mềm thường phụ thuộc hơn vào văn hóa DN.

7 yếu tố và nội dung chi tiết

Để áp dụng thành công 7S, ở bước xác định thực trạng, nhà lãnh đạo sẽ phải kiểm tra tình hình hiện tại của tổ chức thông qua mô hình và tìm kiếm câu trả lời cho từng yếu tố. Diễn giải chi tiết về 7 yếu tố như sau:

1. Chiến lược (Strategy): Đóng vai trò cốt lõi của DN, chiến lược là bản kế hoạch có mục tiêu, hướng dẫn, phạm vi hoạt động để thực hiện thay đổi và định hình con đường phát triển của tổ chức.

2. Cấu trúc (Structure): Sơ đồ tổ chức và quản lý dựa trên thứ bậc trong DN, đồng thời thể hiện cách các phòng, ban, bộ phận liên kết và hoạt động với nhau cũng như nhiệm vụ lẫn trách nhiệm của từng người.

3. Hệ thống (Systems): Đây là tập hợp quy trình, quy tắc và sự phân quyền trong tổ chức. Nói cách khác, hệ thống là cách nhân sự ở DN giải quyết, thực hiện và kiểm soát công việc được giao.

4. Giá trị được chia sẻ (Shared values): Giữ vai trò cốt lõi của 7S, đây được xem là “linh hồn” của tổ chức để tạo tiền đề cho 6 yếu tố còn lại. Yếu tố này đề cập đến hệ thống giá trị, chuẩn mực đạo đức, niềm tin của DN và sẽ tiết chế hành vi của toàn bộ nhân viên lẫn quản lý.

5. Kỹ năng (Skills): Kỹ năng là tập hợp các năng lực cốt lõi và khả năng của mọi nhân sự trong tổ chức, gồm cả kiến thức chuyên môn và kỹ năng cá nhân. Đây là yếu tố đóng vai trò chính trong việc đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững.

6. Phong cách (Style): Được thể hiện thông qua tấm gương và cách dẫn dắt, quản lý, tương tác, ứng xử của cấp trên với cấp dưới. Phong cách ảnh hưởng tới năng suất cùng sự hài lòng của nhân viên, cách mọi người tương tác với nhau và cả văn hóa DN.

7. Nhân viên (Staff): Nói đến nguồn nhân lực chung của tổ chức, gồm cả lãnh đạo. Trong 7S, yếu tố này thường đề cập đến số lượng nhân viên, năng lực và nhiệm vụ họ phải hoàn thành, giải pháp tuyển dụng, đào tạo, động viên và khen thưởng để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố khác đều đi theo cùng một hướng.

Cần biết rằng, các yếu tố trong mô hình có thể thay đổi liên tục, nên việc xem xét và điều chỉnh một cách định kỳ là cần thiết. Hơn nữa, 7S sẽ cần được điều chỉnh cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể và các yếu tố lẫn mối liên hệ giữa chúng có thể thay đổi theo thời gian cùng ngữ cảnh. Đồng thời, do mỗi thay đổi trong 1 yếu tố sẽ gây ảnh hưởng đến 6 điều còn lại, nên người sử dụng có thể sẽ cần thực hiện một thiết kế tổ chức mới.

Một số hạn chế khi áp dụng ở SME và bài học rút ra

1. Chiến lược (Strategy): chiến lược là bản kế hoạch có mục tiêu, nhưng đa phần các SME được dẫn dắt hầu như là từ ông chủ kiêm CEO dẫn tới việc chủ quan trong việc đề ra các mục tiêu; các hoạt động đề xuất thường theo hướng từ trên xuống mà thiếu tính phản biện cần thiết; dẫn tới động lực đi theo các mục tiêu còn yếu. Ngoài ra thì một kế hoạch hành động cụ thể cũng như kiên trì theo đuổi lại không có sự chắc chắn. CEO thường rất nhanh chóng đưa ra các giải pháp “chữa cháy” mà thiếu đi tính kiên trì theo đuổi định hướng. Và nó dẫn tới nguy cơ các thành viên còn lại mất niềm tin vào kế hoạch – chiến lược ban đầu. Bài học rút ra là nên xây dựng đề xuất MỤC TIÊU năm cho cấp trung và PHÊ DUYỆT từ cấp cao nhất, khi xây dựng mục tiêu thì hãy kiên định thực thi nhưng giải pháp thì có thể linh hoạt thực hiện.
2. Cấu trúc (Structure): Sơ đồ tổ chức và quản lý dựa trên thứ bậc trong DN, nhưng có những hạn chế tại công ty nhỏ một là doanh chủ giao việc nhưng không giao quyền, hai là doanh nghiệp mang sắc thái “gia đình”, dẫn tới giữa thực tế và sơ đồ thường không “chạy” đúng. Bài học rút ra hãy xây dựng sơ đồ tổ chức và văn bản hóa chức năng nhiệm vụ một cách nghiêm túc; có thể không giao quá nhiều quyền hạn cho quản lý cấp trung nhưng nếu không có quyền thì sẽ dẫn tới các trưởng phòng “bù nhìn”; họ có thể sai nhưng sai trong phạm vi kiểm soát của doanh chủ.
3. Hệ thống (Systems): Đây là tập hợp quy trình, quy tắc và sự phân quyền trong tổ chức. Có một thời gian các doanh nghiệp đều “thi” nhau là ISO 9001 với một tập sổ sách các quy trình, tài liệu “dày cộm” và đầy tính công phu thế nhưng người làm thì không viết còn người viết lại không làm. Và điều gì tới phải tới, khi mà Tài liệu và thực tế là 2 đường thẳng song song và gặp nhau ở kỳ “audit”. Bài học rút ra, trong xây dựng quy trình hệ thống hãy ưu tiên vào cách vận hành sao cho dễ hiểu, dễ tuân thủ trước; sau đó mới hướng tới hay, tốt, nhanh và chi phí.
4. Giá trị được chia sẻ (Shared values): Giữ vai trò cốt lõi của 7S, đây được xem là “linh hồn” của tổ chức để tạo tiền đề cho 6 yếu tố còn lại.Khi đi phỏng vấn các doanh chủ SME thì lại có 3 kịch bản được ghi nhận: một là doanh chủ chưa thực sự chia sẻ các giá trị này một cách chính thức và mỗi một vị trí hiểu giá trị của DN theo kiểu của họ chứ không phải kiểu mà doanh chủ muốn; hai là DN ghi ra các giá trị rất văn chương hoa mỹ, nhưng nó chỉ đơn thuần là marketing chứ không phải thực tế của doanh nghiệp; ba là việc chia sẻ thực thi được thực hiện nhưng không thường xuyên và ít được đầu tư đúng mức. Bài học được rút ra là hãy văn bản hóa và chia sẻ nó một cách ngắn gọn bởi chính doanh chủ của DN bạn, và nên lặp lại nó định kỳ vào các kỳ họp lớp để đảm bảo sự truyền thông nhất quán – liên tục và nó đi vào thực tế của doanh nghiệp.
5. Kỹ năng (Skills): Kỹ năng là tập hợp các năng lực cốt lõi và khả năng của mọi nhân sự trong tổ chức. Cần phải hiểu rõ là kỹ năng này phục vụ tốt cho vị trí công việc mà cá nhân đó đang thực hiện. Các doanh chủ cần thiết phải xây dựng một ma trận kỹ năng cho các vị trí công việc; và hàng năm cần đánh giá năng lực của nhân viên cũng như cập nhật các nội dung cần thiết để đảm bảo các vị trí nhân viên trọng yếu có đủ năng lực thực hiện được công việc của mình.
6. Phong cách (Style): cách dẫn dắt, quản lý, tương tác, ứng xử của cấp trên với cấp dưới. Doanh chủ nên xây dựng thành một bộ quy tắc ứng xử cốt lõi tại DN và yêu cầu các thành viên tuân thủ thực hiện, đào tạo cho nhân sự mới và giám sát họ để đảm bảo phong cách DN được phát huy tối ưu.
7. Nhân viên (Staff): Nói đến nguồn nhân lực chung của tổ chức, gồm cả lãnh đạo. Điều ngạc nhiên là chúng ta đều bảo con người là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp; nhưng vị trí quản lý tài sản này là chưa được bảo dưỡng nó đúng như những tuyên bố của chúng ta. Vì sao? Vì các chính sách lương bổng, thưởng (nếu có) thì đều do doanh chủ quyết 100% còn bạn nhân sự thì kiêm luôn hành chính và như một “mama tổng quản” hơn là một nhà tham mưu các chính sách đào tạo – phát triển nhân tài cho doanh nghiệp.

Như tác giả đã trình bày ở trên Mô hình 7S này có thể áp dụng một cách rất tốt cho các doanh nghiệp SME nhưng cần có cái đánh giá thực trạng khách quan và vận hành nó theo một lộ trình dài hạn – để biến doanh nghiệp thành một tổ chức hiện đại như cách McKinsey vẫn làm với khách hàng của họ.

Bài viết có sử dụng tư liệu từ tác giả Lê Duy • 28/03/2024 11:42 – Doanh nhân Sài Gòn online