COACHING KATA – CÁCH THỨC TIẾP CẬN CHO SME
Lean là một triết lý quản lý và tổ chức quản lý nhằm xác định và loại bỏ các nguồn lãng phí trong quá trình làm việc, cho phép công ty tăng hiệu suất thông qua việc tinh gọn các công việc, bộ máy nhân sự. Để phương pháp này thành công lâu dài, sự thay đổi cần được thực hiện ở cấp độ con người. Các nhà quản lý và nhóm của họ phải thay đổi cách họ suy nghĩ, hành động và giải quyết vấn đề. Đó là lúc Toyota Kata xuất hiện, một phương pháp ủng hộ việc truyền tải và lặp lại kiến thức trong thời gian dài nhằm thúc đẩy sự cải tiến liên tục.
Với sự giúp đỡ của chuyên gia Yves LeBrasseur, tư vấn mời bạn đi sâu vào chủ đề Toyota Kata, để hiểu cách thức hoạt động, các yếu tố chính và lợi ích của nó đối với công ty.
Bài học chính
• Hiểu rõ Toyota Kata là điều quan trọng để thực hiện thành công các hoạt động cải tiến liên tục ở bất kỳ tổ chức nào.
• Toyota Kata cung cấp một cách tiếp cận có cấu trúc để giải quyết vấn đề và phát triển văn hóa học hỏi và cải tiến liên tục.
• Bằng cách tuân theo Toyota Kata, các tổ chức có thể nuôi dưỡng tư duy thử nghiệm, lặp lại và khả năng thích ứng.
• Toyota Kata nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng, xác định điều kiện mục tiêu và tham gia vào quá trình luyện tập có chủ ý để đạt được kết quả mong muốn.
• Việc triển khai Toyota Kata đòi hỏi phải có sự hỗ trợ lãnh đạo và huấn luyện nhất quán để trao quyền cho nhân viên và thúc đẩy các nỗ lực cải tiến bền vững.
Tại sao nói về Toyota Kata?
“Có một câu chuyện thường xảy ra trong sự nghiệp của tôi: đó là một ông chủ, sau khi nghe về lợi ích của Kaizen, sự thành công của Toyota và nhiều công ty khác đã áp dụng phương pháp quản lý này, đã quyết định áp dụng nó vào chính công ty của mình. Vì vậy, anh ta thuê một nhà tư vấn đến đào tạo về các hoạt động cải tiến và thiết lập các dự án thí điểm với nhân viên. Lúc đầu, mọi thứ diễn ra tốt đẹp và mọi người đều hài lòng với quy trình mới. Sau đó, nhà tư vấn rời đi, và tiếc là sáng kiến này dần biến mất . Và đó là một kịch bản rất kinh điển trong lĩnh vực hậu tư vấn
Toyota Kata là gì?
Trong võ thuật Nhật Bản, từ tiếng Nhật “kata” (“hình thức”) chỉ một loạt các động tác được hệ thống hóa và phối hợp thực hiện như một phần của bài tập huấn luyện, thông qua sự lặp lại sẽ trở thành phản xạ, bản chất thứ hai. Những bài tập này, khi được luyện tập liên tục, sẽ trở thành những thói quen thành thạo một cách hoàn hảo và dẫn đến sự cải thiện về kỹ thuật.
Toyota Kata xuất phát từ cuốn sách quản lý được viết bởi nhà nghiên cứu người Mỹ Mike Rother “Toyota Kata: Quản lý con người để cải thiện, thích ứng và kết quả vượt trội” (Phiên bản Education McGraw-Hill). Trong đó, tác giả dựa trên phương pháp của Mô hình cải tiến liên tục của Toyota và giải thích cách nhà sản xuất ô tô Nhật Bản Toyota quản lý cả cải tiến liên tục và bí quyết của nhân viên, sử dụng kata cải tiến và kata huấn luyện. Thật vậy, khi nghiên cứu cách làm việc của Toyota, Mike Rother nhận thấy rằng các nhà quản lý của tổ chức có thể áp dụng một cách tự nhiên một phương pháp suy nghĩ và hành động trong nhóm của họ nhằm đạt được các mục tiêu mong muốn và giải quyết vấn đề.
Chính phương pháp thực tế này mà ông đã đặt tên là Toyota Kata. Trong cuốn sách của mình, ông phát triển những phát hiện của mình và giúp hiểu lý do tại sao một số công ty không thể sử dụng hết tiềm năng của Lean và chỉ đạt được những tiến bộ nhỏ trong khi các công ty khác (như Toyota) cố gắng đạt được mức hiệu suất cao hơn nhiều bằng cách tích hợp cải tiến và thích ứng. vào cuộc sống hàng ngày của nhân viên của họ. Nó cũng chứng tỏ rằng mô hình do Toyota đề xuất có thể áp dụng cho mọi quy trình và mọi loại hình công ty.
Tóm lại, Toyota Kata là một phương pháp tạo ra văn hóa học tập, chuyển giao kiến thức và cải tiến liên tục trong công ty bằng cách thực hiện các thói quen nổi tiếng này ở các cấp độ khác nhau.
Theo Mike Rother, mô hình quản lý này bao gồm hai thói quen riêng biệt:
• Cải tiến Kata – Thường xuyên và Thực hiện
• The Coaching Kata – Huấn luyện
Toyota Kata bao gồm ít nhất ba người đối thoại: một người học (huấn luyện viên), một huấn luyện viên và một huấn luyện viên thứ hai.
Quan điểm của chuyên gia của tư vấn về Toyota Kata
Sau một thời gian dài nghiên cứu phương pháp của Toyota, Mike Rother nhận ra rằng kaizen tồn tại nhưng hoạt động của chúng phụ thuộc chủ yếu vào văn hóa doanh nghiệp. Thật vậy, công ty phải sẵn sàng áp dụng các quy trình và việc thực hiện kaizen phải trở thành một phản xạ đối với tổ chức. Vì vậy, để những phản xạ này được thực hiện đúng cách, cần có ba yếu tố:
Kiến thức về phương pháp Kaizen
Để thực hiện một dự án cải tiến, cần xác định chính xác nhóm và mục tiêu, tiến hành từng bước và có phương pháp phân tích có cấu trúc. Cái sau có thể khá đơn giản, nhưng nó phải có một khuôn khổ được xác định rõ ràng và cho phép thử và sai.
Huấn luyện viên
Đào tạo và đặc biệt là huấn luyện các đội là rất cần thiết. Các nghiên cứu của Mike Rother đã chỉ ra rằng huấn luyện hiện trường, thực chiến rất có ý nghĩa ở Toyota với sự lặp lại nhiều lần. Để thành công trong một hoạt động, thói quen luyện tập và chu trình huấn luyện là những yếu tố then chốt. Vì vậy, để thực hiện tốt Kaizen, bạn phải thực hiện chúng thường xuyên, từ hiện trường công việc một cách thào thạo, rất nhiều và nhận được sự huấn luyện của chuyên gia để đảm bảo mọi thứ diễn ra tốt đẹp. Do đó, tổ chức sẽ cần những người biết và nắm vững phương pháp luận để hướng dẫn nhân viên một cách mang tính xây dựng.
Sự hỗ trợ từ lãnh đạo cấp cao
Khi chúng ta muốn thực hiện các phương pháp Kaizen, chúng ta đang tạo ra sự thay đổi trong công ty. Điều này được gọi là quản lý sự thay đổi. Một trong những điểm chính của tổ chức là bắt đầu bằng việc xác định lý do tại sao họ muốn bắt tay vào phương pháp Toyota Kata và mục tiêu của nó. Sau đó, họ cần có tầm nhìn rõ ràng về nơi họ muốn đi và mức độ triển khai phương pháp này. Vì vậy điều đó đòi hỏi sự hỗ trợ đặc biệt mạnh mẽ từ ban lãnh đạo cấp cao
“Ở những công ty đã rất thành công với Toyota Kata, thường thì những người cấp cao hơn sẽ ra ngoài và huấn luyện tại hiện trường để thể hiện tầm quan trọng của quy trình nhưng cũng để trực tiếp tham gia, vì đó là cách bạn có được văn hóa.” về sự cải tiến tại chỗ.”
Cách thực hiện mô hình Toyota Kata
Kata cải tiến bao gồm 4 bước chính
Mục đích của Kata cải tiến là tạo ra và củng cố các thói quen cải tiến quy trình liên tục (Kaizen) trong các nhóm, để tìm hiểu thêm về cách thức hoạt động của công ty và sử dụng sự hiểu biết tốt hơn này để tối ưu hóa cách làm việc bằng cách thử các thói quen mới. Do đó, nó tập trung vào việc học hỏi và khám phá những cách làm mới.
Kata cải tiến bao gồm 4 bước chính.
Giai đoạn lập kế hoạch
1. Xác định hướng đi của công ty – Tầm nhìn/Định hướng Target Condition
Bạn cần hiểu mục tiêu của tổ chức, tầm nhìn của công ty, hướng đi mà công ty muốn đi hoặc thách thức cần đáp ứng. Xác định mục tiêu cuối cùng này sẽ cho phép bạn tập trung vào nó và không bị mất tập trung mà còn thúc đẩy nhân viên hướng tới mục tiêu này.
2. Tìm hiểu hiện trạng – Điều kiện thực tế
Bạn cần kiểm tra và hiểu sâu về tình trạng hiện tại – tức là cách công ty vận hành, những gì bạn biết cũng như những gì bạn chưa biết và có thể học hỏi. Bạn phải liệt kê các quy trình, quy trình làm việc và kết quả bằng cách sử dụng các chỉ số liên quan để thành công. Sau đó, bạn cần phân tích chúng và hiểu một cách khách quan cách chúng hoạt động.
3. Xác định điều kiện mục tiêu tiếp theo
Ở đây bạn phải xác định mục tiêu tiếp theo cần đạt được hoặc thách thức cần vượt qua để tiến gần hơn đến mục tiêu (tầm nhìn của công ty). Hãy tự hỏi bản thân xem điều gì có thể thay đổi hoặc cải thiện để đạt được điều kiện mục tiêu tiếp theo, sau đó đặt khung thời gian cụ thể để thực hiện thay đổi đó. Tập trung vào quá trình hơn là kết quả vì một quá trình tốt sẽ dẫn đến kết quả tốt.
Giai đoạn thử nghiệm
4. Thử nghiệm vượt chướng ngại vật
Đối với bước cuối cùng này, bạn phải tiến hành nhiều thử nghiệm khác nhau để vượt qua các rào cản đã xác định và rút kinh nghiệm từ kết quả để xem điều gì hiệu quả và điều gì không. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act) bằng cách áp dụng các bước nhỏ sau:
• Kế hoạch – Xác định mục tiêu dự án, người tham gia, thời gian, rào cản
• Thực hiện – Thực hiện dự án ở quy mô nhỏ, rút ngắn thời gian chu trình
• Kiểm tra – Kiểm tra kết quả để xem điều gì đã diễn ra tốt đẹp và điều gì cần cải thiện
• Cải tiến – Làm việc để cải thiện các vấn đề đã được xác định
Phương pháp này sẽ cho phép bạn thử nghiệm các biện pháp cải tiến ở quy mô nhỏ và loại bỏ các trở ngại riêng lẻ để hiểu rõ hơn và điều chỉnh quy trình làm việc.
Thẻ kata huấn luyện trong 5 câu hỏi
Huấn luyện Kata hỗ trợ và bổ sung cho Kata cải tiến. Mục tiêu của nó là đảm bảo rằng các lãnh đạo và quản lý công ty có thể đồng hành và hướng dẫn nhân viên của họ trong quá trình cải tiến kata, biến họ thành huấn luyện viên.
Để giúp người học vượt qua những thử thách nảy sinh và áp dụng một trạng thái tinh thần cụ thể đồng thời có được sự tự tin cần thiết, huấn luyện viên sẽ hỏi 5 câu hỏi kata đáp ứng các giai đoạn khác nhau của kata cải tiến:
1. Điều kiện mục tiêu là gì?
2. Tình trạng hiện tại là gì?
3. Những trở ngại nào đang ngăn cản bạn đạt được điều kiện mục tiêu?
4. Bước tiếp theo là gì? Bạn nghĩ điều gì sẽ xảy ra?
5. Khi nào chúng ta có thể thấy được những gì mình đã học được khi thực hiện bước này?
Bốn câu hỏi khác nảy sinh để trả lời tốt hơn câu hỏi cuối cùng này:
1. Bước cuối cùng bạn đã lên kế hoạch gì?
2. Bạn mong đợi điều gì?
3. Điều gì thực sự đã xảy ra?
4. Bạn đã học được gì?
Chuỗi câu hỏi này rất cần thiết để huấn luyện Kata; họ phụ thuộc vào nhau. Do đó, cần phải trả lời chúng theo thứ tự, càng chính xác càng tốt (trả lời tốt câu đầu tiên để trả lời tốt hơn câu thứ hai, v.v.). Chúng có thể được áp dụng trong mọi bối cảnh và ở mọi cấp độ của hệ thống phân cấp.
Tại sao huấn luyện lại quan trọng trong việc áp dụng nguyên tắc Toyota Kata?
Huấn luyện là một yếu tố cơ bản của Toyota Kata. Ví dụ, luyện tập là điều cần thiết nếu tôi muốn tiến bộ trong một môn thể thao. Tôi sẽ phải tập luyện nhiều nhất có thể, lý tưởng nhất là luyện tập hàng ngày, để các kỹ thuật và chuyển động của môn thể thao được đề cập trở nên tự động. Nhưng tôi cũng phải được hướng dẫn và đồng hành để làm mọi việc một cách chính xác và hiệu quả. Đây là nơi huấn luyện viên sẽ phát huy hết vai trò của mình.
Trong Toyota Kata, anh ấy sẽ cho phép có phương pháp phù hợp và công cụ phù hợp. Anh ấy sẽ giúp lựa chọn những dự án phù hợp, không đi quá sâu vào chi tiết và luôn giữ cấu trúc phù hợp. Anh ấy sẽ đảm bảo sự theo dõi thực sự vì việc huấn luyện tốt luôn bao gồm phần trước (chuẩn bị cho các buổi huấn luyện), trong (huấn luyện như vậy) và phần sau (những điểm có thể cải thiện).
Toyota Kata sẽ là một thành phần quan trọng ở đây khi có một huấn luyện viên sẽ theo sát người muốn học phương pháp phù hợp. Điều này đòi hỏi mọi người phải được đào tạo, có kỹ năng, nền tảng và kinh nghiệm cần thiết. Và đừng quên các công cụ hỗ trợ việc theo dõi và cải tiến liên tục.
Lợi ích của Toyota Kata đối với công ty
Việc áp dụng mô hình Toyota Kata mang lại nhiều lợi ích cho công ty. Dưới đây là một số trong số họ:
• Thiết lập cơ sở liên lạc vững chắc giữa người quản lý và nhóm của mình về các mục tiêu cần đạt được và những thách thức cần vượt qua;
• Xử lý sự thay đổi một cách có tổ chức và hiệu quả hơn;
• Thúc đẩy truyền thông minh bạch (liên kết minh bạch trong kinh doanh) và hợp tác;
• Khuyến khích quyền tự chủ và sáng kiến;
• Khuyến khích học tập và sử dụng tư duy khoa học;
• Xác định các lĩnh vực cần cải thiện;
• Phát triển các giải pháp đổi mới và sáng tạo để giải quyết các thách thức;
• Cải thiện động lực, sự cam kết và sự hài lòng của nhân viên;
• Giảm lãng phí và các quy trình không cần thiết bằng cách áp dụng các giải pháp bền vững;
• Tăng năng suất và từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty trong dài hạn.
KẾT LUẬN
Phương pháp Toyota Kata là một công cụ tuyệt vời để thiết lập các thói quen hành vi và tư duy bền vững trong công ty nhằm đạt được các mục tiêu mong muốn và phát triển các kỹ năng giải quyết vấn đề cần thiết. Nó nhấn mạnh tầm quan trọng của việc học và thực hành để không ngừng tiến bộ trong một môi trường không ngừng thay đổi.
Việc áp dụng Kata cho phép củng cố các kỹ thuật quản lý Lean và thậm chí có thể được liên kết với các công cụ Lean khác như phương pháp Kanban, Bản đồ dòng giá trị VSM, 5S, Six Sigma, Kaizen, checklist Gemba Walk, v.v… để duy trì lợi thế cạnh tranh của mình bằng cách trở nên hiệu quả và sáng tạo hơn bao giờ hết.
Tham khảo trên https://blog.proactioninternational.com/en/toyota-kata-guide
